Administratief medewerker onthaal kantoor Sint-Truiden

Functie

Je bent verantwoordelijk voor het onthaal van de bezoekers en leveranciers en verstrekt correcte

informatie met het oog op een professionele en kwalitatieve dienstverlening. Daarnaast zorg je voor

de algemene administratie ter ondersteuning van de diensten.

Als eerste contactpunt sta je in voor de frontoffice van het kantoor :

- Onthalen van bezoekers en de eerste inlichtingen verschaffen

- Telefonisch oproepen in ontvangst nemen en verdelen

- Doorverwijzen naar gespecialiseerde personen en/of diensten binnen het kantoor

- Inkomende en uitgaande post verwerken en beheer van de mailbox

- Beheer van de wachtruimte ( infokiosk, folders aanvullen)

Andere taken:

- Afhandelen van diverse administratieve opdrachten

- Algemene administratieve ondersteuning van de verschillende diensten van het kantoor

Jouw profiel

Basiscompetenties

je werkt graag samen met andere mensen;

je kan je in iedere situatie goed uitdrukken;

je bent integer

je stelt de klant voorop.

Functiespecifieke competenties:

je bent empathisch, stressbestendig en assertief;

je kan je flexibel opstellen en bent een echt organisatietalent.

voorwaarden:

je hebt minimum een diploma secundair onderwijs;

je hebt een goede kennis van word, excel en outlook;

je spreekt en schrijft perfect Nederlands.

• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
• Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
• Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documenten
• Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• De activiteiten van een team coördineren

Aanbod

- Een marktconform salaris

· Een voltijdse betrekking:40u effectief/week

· 20 wettelijke verlofdagen, 4 aanvullende verlofdagen (vrij te kiezen) en 4 officieuze feestdagen (11/07, 02/11, 15/11 en 26/12)

· 12 ADV-dagen

· Extralegale voordelen zoals groepsverzekering, maaltijdcheques, eindejaarspremie, hospitalisatieverzekering,verplaatsingsvergoeding,

woon-werkvergoeding of fietsvergoeding

Solliciteren

Jan VANDEBERG
0473 98 49 46
jan.vandeberg@wil.be